Datenschutzerklärung

Valoro unterstützt bei der Erstellung von Nachlassverzeichnissen (§ 2314 BGB) durch KI-gestützte Bewertung beweglicher Gegenstände. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten verarbeitet werden, wo sie liegen und welche externen Dienstleister (Auftragsverarbeiter) eingebunden sind. Für Privatpersonen, die Valoro nach einem Erstgespräch selbst nutzen, gelten zusätzlich Abschnitt 10 und die Hinweise zur Webanalyse in Abschnitt 11. Ein zentrales Prinzip ist Datenminimierung: Bei der Foto-Analyse und der Marktrecherche werden an KI-Dienste nur generische Gegenstandsangaben übermittelt, keine Mandanten- oder Akteninformationen. Beim Auslesen hochgeladener Dokumente (Abschnitt 4) geht das jeweilige Dokument als Ganzes an den EU-residenten KI-Dienst.

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Betreiber von Valoro. Die vollständigen Kontaktangaben finden Sie im Impressum. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@valoro-app.de.

• Konto- und Nutzungsdaten: E-Mail, Name, Organisation, Authentifizierung (inkl. verpflichtender Zwei-Faktor-Authentifizierung).
• Nachlass-/Inventardaten: erfasste Gegenstände, Fotos, Beschreibungen, geschätzte Werte, Bewertungs-Belege.
• Technische Daten: Fehlerprotokolle (personenbezogene und sensible Inhalte werden vor der Speicherung entfernt/„gescrubbt“).

Für Foto-Analyse und Marktwert-Recherche kommt Claude (Anthropic) zum Einsatz. Die KI-Inferenz läuft EU-resident über AWS Bedrock; der Aufruf erfolgt über die AWS-Region eu-central-1 (Deutschland) unter Nutzung eines EU-Inferenzprofils, das die Verarbeitung innerhalb der EU auf mehrere Regionen verteilen kann.

Foto-Analyse und Marktrecherche: An die KI werden nur Gegenstandsdaten übermittelt (z. B. Foto und Kurzbeschreibung „goldene Armbanduhr, ca. 1970“). Personenbezogene Daten von Mandanten oder Erblassern, Aktenzeichen oder erbrechtliche Bezüge gehören nicht in die Beschreibungsfelder und werden nicht an KI-Dienste gesendet. Gegenstandsfotos lassen sich inhaltlich nicht filtern; liegt auf einem Foto ein Schriftstück mit Namen, gelangt diese Information mit dem Bild an den KI-Dienst. Die Anwendung weist am Foto-Upload darauf hin.

Für die Marktwert-Recherche führt Valoro eine Websuche über einen Suchdienst aus. Dabei werden ausschließlich generische Such-Begriffe (Gegenstands­bezeichnungen) übermittelt — keine personenbezogenen Daten.

Auslesen hochgeladener Dokumente: Drei Funktionen arbeiten mit einem vollständigen Dokument, das die Kanzlei freiwillig hochlädt: der Import eines bestehenden Nachlassverzeichnisses, der Kontoauszug-Import in der Rechnungslegung und das Auslesen eines Belegs (Kontoauszug, Vertrag, Police) zu einer Position. Das Dokument wird dabei als Ganzes an AWS Bedrock (EU-Inferenzprofil) übermittelt und enthält in der Regel personenbezogene Daten wie Namen von Erblassern und Beteiligten, Kontoinhaber, IBAN oder Verwendungszwecke. Es gilt dieselbe EU-Residenz und derselbe Ausschluss von Speicherung und Training beim KI-Anbieter wie bei der Foto-Analyse. Die Kanzlei entscheidet je Dokument, ob sie diese Funktionen nutzt oder die Angaben manuell erfasst. Importierte Verzeichnisse werden bis 30 Tage nach Abschluss des Imports gespeichert; Kontoauszüge und Belege werden nach dem Auslesen nicht gespeichert.

Valoro richtet sich an Berufsgeheimnisträger (Anwältinnen und Anwälte). Die Leistung wird als Auftragsverarbeitung nach § 203 Abs. 3 StGB und § 43e BRAO erbracht: Mit der Kanzlei werden ein Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Verschwiegenheitsvereinbarung geschlossen; die Mitarbeitenden des Betreibers sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die eingesetzten Subprozessoren sind über ihre Datenverarbeitungsvereinbarungen nach Art. 28 DSGVO gebunden; Verarbeitungsorte und Umfang stehen in Abschnitt 6. Durch EU-Datenresidenz, Datenminimierung gegenüber KI-Diensten bei Foto-Analyse und Marktrecherche und strenge Zugriffstrennung (Abschnitt 8) wird die besondere Vertraulichkeit gewahrt.

Zur Erbringung der Dienste setzen wir folgende Subprozessoren ein:

Detaillierte technisch-organisatorische Maßnahmen und der Auftragsverarbeitungsvertrag werden Kanzleien/Einrichtungen auf Anfrage vertraulich bereitgestellt.

Nicht Teil der Auftragsverarbeitung: Die Webanalyse mit Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd., Abschnitt 11) ist eine eigene Verarbeitung von Nutzungsdaten durch den Betreiber als Verantwortlichen, ausschließlich mit Ihrer Einwilligung. Sie berührt keine Mandats- oder Verzeichnisdaten und ist kein Subprozessor im Sinne des Auftragsverarbeitungsvertrags mit der Kanzlei.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Basis berechtigter Interessen (lit. f) am sicheren, funktionsfähigen Betrieb. Soweit wir Sie um Einwilligung bitten (Weitergabe an Kanzleien, Abschnitt 10; Webanalyse, Abschnitt 11), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Mandats- und Inventardaten einschließlich Fotos bleiben gespeichert, solange das Mandat in Valoro besteht. Löscht die Kanzlei ein Mandat oder eine Position, sind die Daten sofort unsichtbar und werden nach einer Karenz von 30 Tagen durch einen täglichen Löschlauf endgültig entfernt; einzeln gelöschte Fotos sofort. Importierte Dokumente werden 30 Tage nach Abschluss des Imports gelöscht. Nach Vertragsende werden alle Daten der Kanzlei nach ihrer Wahl zurückgegeben oder gelöscht, spätestens 90 Tage nach Vertragsende. Sicherungskopien des Speicheranbieters werden im regulären Sicherungszyklus überschrieben.

• EU-Datenresidenz (Speicherung & KI-Inferenz in der EU)
• Verschlüsselung bei Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256, Standard des Speicheranbieters)
• Strikte Mandantentrennung über Row-Level-Security (jede Organisation sieht nur eigene Daten)
• Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Bereinigte Fehlerprotokolle ohne personenbezogene/sensible Inhalte
• Datenminimierung gegenüber KI-Diensten bei Foto-Analyse und Marktrecherche
• Automatische Löschläufe mit Nachweis im Ereignisprotokoll (Abschnitt 7)

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an info@valoro-app.de.

Privatpersonen können ihr Konto samt aller Daten selbst in der Anwendung löschen (Einstellungen → „Konto löschen“). Die Schritte und den Umfang beschreibt die Seite Konto löschen.

Privatpersonen (z. B. Erbinnen und Erben, Pflichtteilsberechtigte, Ehegatten im Zugewinnausgleich oder Testamentsvollstrecker ohne Kanzlei) erhalten nach einem Erstgespräch einen eigenen Zugang, um ein Nachlass- oder Vermögensverzeichnis selbst vorzubereiten. Anders als bei Kanzleien (Abschnitt 5) ist Valoro hier nicht Auftragsverarbeiter, sondern Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVOist die e-findo GmbH (Kontaktangaben im Impressum).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: die Verarbeitung ist zur Durchführung der Testphase und des anschließenden Vertrags über die Freischaltung des Verzeichnisses erforderlich. Die Angaben aus dem Anfrageformular und dem Erstgespräch (Name, E-Mail, Postleitzahl, Rolle, Verfahren) werden zur Einrichtung des Zugangs verarbeitet.

KI-gestützte Verarbeitung: Fotos, Belege und Kontoauszüge, die Sie hochladen, werden wie in Abschnitt 4 beschrieben an AWS Bedrock (EU-Inferenzprofil) übermittelt. Beim Auslesen von Belegen und Kontoauszügen geht das Dokument als Ganzes an den KI-Dienst und enthält in der Regel personenbezogene Daten; Sie entscheiden je Dokument, ob Sie diese Funktion nutzen oder die Angaben manuell erfassen. Die von der KI ermittelten Werte sind Schätzungen zur Vorbereitung für Ihre Kanzlei, keine Rechtsberatung. Auf KI-erzeugte Inhalte wird in der Anwendung und im PDF hingewiesen.

Angaben zu Dritten: Erfassen Sie Daten anderer Personen (z. B. der verstorbenen Person, des Ehegatten, weiterer Beteiligter), tragen Sie dafür die Verantwortung, dass Sie diese Angaben machen dürfen. Bitte erfassen Sie nur, was für das Verzeichnis erforderlich ist.

Weitergabe an eine Kanzlei erfolgt ausschließlich auf Ihren Wunsch und mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa wenn Sie das fertige Verzeichnis als PDF oder Tabelle an Ihre Kanzlei senden oder uns bitten, Ihnen Kanzleien aus unserem Netzwerk in Ihrer Region zu nennen. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ohne Einwilligung geben wir Ihre Daten nicht an Kanzleien weiter.

Gebuchte Kanzlei-Vermittlung: Buchen Sie im Bestellschritt die kostenpflichtige Kanzlei-Vermittlung, verarbeiten wir Ihre Postleitzahl und die Verfahrensart, um bis zu drei Kanzleien aus unserem Netzwerk in Ihrer Region auszuwählen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Erfüllung des Vermittlungsvertrags). Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse geben wir an eine dieser Kanzleien nur weiter, wenn Sie das ausdrücklich wünschen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); diese Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Empfänger sind ausschließlich die von Ihnen ausgewählten Kanzleien. Die Kanzlei erhält von uns keine Inhalte Ihres Verzeichnisses; das Verzeichnis übergeben Sie selbst. Die Kanzlei zahlt uns für die Nennung nichts.

Speicherdauer und Löschung: Es gelten die Fristen aus Abschnitt 7. Löschen Sie ein Verzeichnis oder eine Position, sind die Daten sofort unsichtbar und werden nach 30 Tagen durch den täglichen Löschlauf endgültig entfernt. Nach Löschung Ihres Kontos oder Ende der Nutzung werden alle Daten spätestens 90 Tage danach gelöscht; Rechnungsdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Ihr Konto löschen Sie selbst unter Einstellungen → „Konto löschen“; die Löschung erfolgt sofort (Details unter Konto löschen). Ohne Login genügt eine E-Mail an info@valoro-app.de.

Ihre Rechte aus Abschnitt 9 gelten unverändert. Die für Privatpersonen geltenden Vertragsbedingungen und die Widerrufsbelehrung finden Sie unter valoro-app.de/agb/privat und Widerrufsbelehrung.

Wenn Sie im Hinweis am unteren Bildschirmrand „Akzeptieren“ wählen, setzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ein, um zu verstehen, wie die App genutzt wird (z. B. Anmeldung, Anzahl erfasster Positionen, Erzeugen eines Verzeichnisses). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird der Dienst nicht geladen und es werden keine Cookies gesetzt; der Consent-Mode-Standard steht auf „abgelehnt“. Wählen Sie „Nur notwendige“, bleibt es dabei.

Übermittelt werden technische Nutzungsdaten (Gerät, Browser, aufgerufene Bereiche, Ereignisse mit dem Typ des Zugangs und der Anzahl erfasster Positionen). Die IP-Adresse wird von Google nicht gespeichert, aber zur groben Standortbestimmung verarbeitet. Aufgerufene Bereiche melden wir mit bereinigtem Pfad: Kennungen einzelner Mandate und Zugangs-Token werden vor der Übermittlung durch Platzhalter ersetzt; Seiten, die über einen persönlichen Link erreichbar sind (Erfassung durch Beteiligte, Bestellung), binden den Dienst gar nicht ein. Nicht übermittelt werden Inhalte Ihrer Verzeichnisse, Namen, Aktenzeichen oder Mandats-Kennungen. Da Valoro und die Website valoro-app.de dieselbe Analyse-Property nutzen, wird der Wechsel zwischen beiden per Link-Parameter als eine Sitzung erkannt. Google kann Daten in die USA übermitteln; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Speicherdauer der Ereignisdaten bei Google: 2 Monate.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — direkt hier über „Webanalyse abwählen“ oder indem Sie die Website-Daten für app.valoro-app.de in Ihrem Browser löschen; der Hinweis erscheint dann erneut. Nach dem Widerruf werden keine Daten mehr an Google gesendet.